Daftar periksa tutup buku bulanan di Tumra

Laporan bulan lalu hanya berguna kalau angkanya tidak berubah lagi setelah Anda memakainya, entah untuk konsultan pajak, bank, atau keputusan Anda sendiri. Tutup buku bulanan adalah kebiasaan memastikan angka itu lengkap dan benar, lalu menguncinya.

Urutan di bawah ini mengikuti alur yang masuk akal: lengkapi yang belum dicatat, cocokkan dengan pihak luar, rapikan penyesuaian akhir bulan, baru kunci. Semua langkahnya bisa dikerjakan di Tumra.

1. Lengkapi transaksi bulan itu

• Invoice konsep. Invoice yang masih konsep belum masuk pembukuan. Posting yang memang sudah dikirim ke klien, dan hapus yang batal.
• Jadwal berulang. Buka Keuangan & Transaksi → Jadwal Berulang dan periksa Menunggu konfirmasi. Beban berulang seperti sewa atau langganan baru tercatat setelah Anda mengonfirmasinya, dan invoice berulang dibuat sebagai konsep.
• Pengeluaran dan buktinya. Catat semua pengeluaran bulan itu, termasuk yang belum dibayar sebagai hutang ke vendor. Form pengeluaran punya tempat untuk melampirkan struk atau invoice vendor, jadi buktinya tersimpan bersama transaksinya.
• Penyusutan. Kalau Anda punya aset tetap, panel Perlu dicek di Keuangan & Transaksi → Aset Tetap mengingatkan penyusutan yang belum dicatat. Tekan Catat penyusutan. Bulan yang tertinggal dicatat sekaligus, masing-masing di bulannya.

2. Cocokkan dengan rekening bank

Kebanyakan pemeriksaan membandingkan pembukuan dengan dirinya sendiri. Rekonsiliasi bank membandingkannya dengan dokumen dari pihak luar, yaitu rekening koran. Di sinilah pembayaran yang tercatat dua kali, biaya admin yang lupa dicatat, atau transfer yang tidak pernah masuk akhirnya ketahuan.

1. Buka Keuangan & Transaksi → Rekonsiliasi Bank dan pilih akunnya.
2. Isi tanggal dan saldo akhir rekening koran.
3. Centang setiap mutasi yang juga ada di rekening koran.
4. Kalau Selisih belum nol, catat yang kurang di tempatnya: biaya admin di Pengeluaran, uang dari klien sebagai pembayaran invoice. Jangan memaksa selisih jadi nol dengan mencentang mutasi lain.
5. Tekan Selesaikan rekonsiliasi. Tombol ini hanya bisa dipakai saat selisihnya nol.

Bulan yang ramai tidak harus selesai sekali duduk. Simpan Draf menyimpan centang Anda walaupun selisihnya belum nol.

3. Periksa piutang dan invoice yang lewat jatuh tempo

Buka Laporan Keuangan → Umur Piutang. Laporan ini mengelompokkan invoice yang belum lunas menurut lama lewat jatuh tempo, per klien. Ada dua hal yang biasanya perlu ditindaklanjuti:

• Uang yang sudah masuk tetapi belum dicatat. Catat lewat Catat Pembayaran, atau Pelunasan massal di Pembayaran Masuk kalau banyak invoice dilunasi penuh sekaligus.
• Invoice yang lewat tempo. Tumra juga menandai invoice lewat tempo yang belum pernah dikirim, yang sering menjadi alasan sebuah invoice tidak kunjung dibayar.

Kalau klien memotong PPh saat membayar, pastikan nomor bukti potongnya sudah dicatat. Pembayaran yang belum punya nomornya ditandai Bukti potong belum ada di Pembayaran Masuk.

4. Selisih kurs untuk klien valas

Kalau Anda menagih dalam mata uang asing, ada dua jenis selisih kurs:

• Saat klien membayar. Isi jumlah yang benar-benar masuk ke rekening. Piutang dilunasi dengan kurs invoice, dan selisihnya, termasuk biaya transfer, dicatat ke akun selisih kurs untung (4100) atau rugi (6100).
• Di akhir bulan. Invoice valas yang belum dibayar masih tercatat dengan kurs saat terbit. Revaluasi Kurs di menu Keuangan & Transaksi menilainya ulang dengan kurs penutup yang Anda isi, lalu membalik penyesuaian itu keesokan harinya secara otomatis. Neraca benar pada akhir bulan, dan selisih yang sebenarnya tetap dicatat saat uangnya masuk.

Tulis sumber kurs penutup di catatan revaluasi supaya angka itu bisa ditelusuri nanti.

5. Tutup buku

Buka Konfigurasi → Periode Akuntansi dan pilih bulan yang akan ditutup. Tumra menjalankan pemeriksaan lebih dulu, dan hasilnya terbagi dua:

• Harus dibereskan, bertanda merah: invoice, pembayaran, atau pengeluaran yang belum punya jurnal, jurnal yang tidak seimbang, dan pemetaan akun yang belum lengkap. Selama ini masih ada, buku tidak bisa ditutup, karena angkanya akan salah.
• Perlu diperhatikan: penyusutan yang belum dicatat, invoice draf bertanggal di periode itu, dan transaksi bank yang belum dicocokkan. Anda tetap bisa menutup buku lewat Tetap tutup, tetapi setelahnya hal itu tidak bisa lagi dicatat di periode tersebut.

Setelah Anda menekan Tutup buku, tidak ada jurnal yang bisa masuk ke bulan itu. Aturan ini ditegakkan di database, jadi tidak ada tombol, impor, atau jalur lain yang bisa menembusnya. Sebuah bulan baru bisa ditutup setelah berakhir, dan penutupan berurutan: bulan yang masih terbuka sebelumnya ikut ditutup.