Klien, proyek, dan task: menyusun pekerjaan dan memantau jam terhadap estimasi

Proyek yang molor jarang terlihat molor di awal. Biasanya ruang lingkupnya membesar pelan-pelan, task baru ditambahkan tanpa ada yang membandingkannya dengan yang disepakati, dan jam yang terpakai baru disadari saat menagih. Tumra menyusun pekerjaan dalam tiga lapis dan membandingkan estimasi dengan kenyataan supaya hal ini kelihatan lebih awal.

Tiga lapis: klien, proyek, task

Urutannya selalu klien, lalu proyek, lalu task. Setiap proyek milik satu klien, dan setiap task milik satu proyek. Semuanya ada di menu Manajemen Proyek.

• Klien menyimpan data penagihan: email penagihan, mata uang, NPWP, termin pembayaran, dan Tarif per jam yang menjadi bawaan untuk semua proyek klien itu.
• Proyek menyimpan tanggal mulai, Tenggat Selesai, Metode Penagihan, dan estimasi jam yang disepakati dengan klien.
• Task adalah satu pekerjaan dengan penanggung jawab, prioritas, estimasi jam, tenggat, dan kolom di papan Kanban. Jam kerja selalu dicatat pada task.

Untuk proyek yang lebih besar, milestone mengelompokkan beberapa task dengan tenggat, status, dan fee sendiri. Tambahkan lewat Milestone & Kolaborasi di halaman proyek.

Tentukan cara menagih sejak awal

Metode Penagihan proyek menentukan apa yang nanti masuk invoice:

• Per Jam Kerja: ditagih dari jam yang tercatat pada task di dalamnya.
• Harga Tetap: ditagih dari fee proyek. Jam tetap tercatat, tetapi tidak ditagih.

Di tingkat task ada pilihan serupa: Tagih berdasarkan time log, atau Tidak menagihkan time log dengan fee task bila pekerjaan itu tetap dibayar. Keduanya sengaja tidak bisa digabung, supaya satu pekerjaan tidak tertagih dua kali, sekali sebagai jam dan sekali sebagai harga. Fee proyek, milestone, atau task bisa ditagih bertahap lewat Tagih fee yang disepakati di invoice, dan sisanya dilacak otomatis.

Tarif dan fee hanya bisa diisi pengguna yang punya akses keuangan. Staf tetap bisa membuat dan mengubah task tanpa menentukan harganya.

Tiga angka untuk memantau jam

Halaman proyek menampilkan tiga angka berdampingan:

• Estimasi Disepakati: jam yang Anda sepakati dengan klien, diisi di Estimasi Jam (opsional) saat membuat proyek.
• Estimasi Task: jumlah estimasi semua task di proyek itu, dihitung otomatis.
• Waktu Terpakai: jam yang benar-benar tercatat.

Perbandingan ketiganya memberi dua peringatan pada waktu yang berbeda. Yang pertama muncul saat estimasi task melebihi estimasi yang disepakati: Tumra menulis bahwa ruang lingkup sudah lebih besar dari yang dijual. Peringatan ini datang sebelum ada jam yang dikerjakan, jadi masih ada waktu untuk bicara dengan klien atau memangkas pekerjaan.

Yang kedua muncul saat waktu terpakai melewati estimasi yang disepakati. Pada titik itu jamnya sudah habis, jadi peringatan pertama jauh lebih berguna. Tumra juga memberi tahu berapa task yang belum punya estimasi, karena tanpa itu total estimasi task terlihat lebih kecil dari yang sebenarnya. Di halaman klien, jam juga dibandingkan dengan estimasi untuk setiap proyeknya.

Papan Kanban dan alur kerja

Task bergerak di Papan Kanban: seret kartu antar kolom untuk mengubah statusnya. Kolomnya diatur di Konfigurasi → Kolom Kanban. Bawaannya Backlog, To Do, In Progress, Review, dan Done, dan harus selalu ada tepat satu kolom awal dan satu kolom selesai. Kolom selesai menandai task tuntas dan siap ditagih, dan dipakai untuk menghitung progres proyek dan milestone.

Task di kolom selesai hanya tampil di papan selama 30 hari, lalu tetap bisa dicari di daftar Task. Centang Task Saya untuk melihat hanya task yang ditugaskan kepada Anda.

Siapa melihat apa

Klien dan proyek bisa dibatasi untuk staf tertentu lewat tab Hak Akses Tim di halaman klien dan pengaturan kolaborasi di Milestone & Kolaborasi. Staf harus diizinkan di keduanya. Owner, Admin, Project Manager, dan Finance selalu melihat semuanya.

Dengan begitu, freelancer atau anggota tim yang hanya mengerjakan satu klien tidak melihat proyek klien lain, dan angka keuangan tetap berada di tangan yang berwenang.