Menagih jam kerja ke invoice tanpa rekap manual

Agensi dan konsultan yang menagih per jam biasanya punya rutinitas akhir bulan yang sama: buka rekap jam, jumlahkan, ketik satu baris invoice, lalu berharap tidak ada jam yang terlewat atau tertagih dua kali. Di Tumra, jam yang dicatat pada task bisa langsung diambil ke invoice, dan setiap jam yang sudah masuk invoice ditandai supaya tidak ditawarkan lagi.

Panduan ini membahas alurnya dari mencatat jam sampai invoice terbit.

Mencatat jam pada task

Jam kerja di Tumra selalu dicatat pada sebuah task. Ada dua cara:

• Timer. Tekan Mulai Bekerja di bagian atas layar dan pilih task. Task Anda dengan tenggat terdekat muncul lebih dulu, dan Anda bisa mengetik untuk mencari task, proyek, atau klien lain. Tekan Jeda timer saat istirahat; waktu jeda tidak dihitung. Timer juga bisa dimulai dari tombol Mulai Timer di halaman task.
• Sesi manual. Untuk pekerjaan yang lupa ditimer, buka halaman task atau proyek lalu tekan Catat Sesi Manual. Isi waktu mulai dan selesai, atau durasinya, lalu simpan.

Saat timer dihentikan lewat Hentikan dan simpan, Anda bisa menulis apa yang dikerjakan, memindahkan task ke kolom lain, dan memastikan sakelar Ditagihkan ke klien sudah benar. Kalau tarifnya sudah diatur, Tumra menampilkan perkiraan nilai sesi itu.

Semua sesi terkumpul di Manajemen Proyek → Catatan Waktu, yang bisa disaring per anggota, klien, proyek, dan status billing. Satu orang hanya bisa punya satu timer yang berjalan.

Jam mana yang bisa ditagih

Tidak semua jam yang tercatat otomatis menjadi tagihan. Sebuah sesi baru ditawarkan ke invoice kalau memenuhi semua syarat ini:

• proyeknya memakai Metode Penagihan Per Jam Kerja, bukan Harga Tetap;
• task-nya bertipe Tagih berdasarkan time log;
• sesinya sendiri ditandai billable;
• sesinya belum pernah masuk invoice mana pun, dan proyeknya tidak diarsipkan.

Aturan berlapis ini sengaja dibuat. Proyek Harga Tetap ditagih lewat fee yang disepakati, dan task Tidak menagihkan time log ditagih lewat fee task bila ada. Jam di dalamnya tetap tercatat sebagai gambaran berapa lama pekerjaan itu, tetapi tidak ditagih kedua kalinya sebagai jam. Di dalam task yang ditagih per jam, Anda tetap bisa menandai satu sesi sebagai tidak ditagih, misalnya untuk perbaikan internal.

Dari mana tarifnya

Tarif diambil dari proyek bila proyek punya tarif per jam sendiri. Kalau tidak, Tumra memakai Tarif per jam di data klien, yang berlaku sebagai bawaan untuk semua proyek klien itu. Ini sesuai cara banyak agensi menyepakati harga: satu tarif per klien, dengan pengecualian untuk proyek yang dinegosiasikan berbeda.

Kalau keduanya kosong, jamnya tetap bisa diimpor ke invoice, tetapi nominalnya belum terisi. Isi tarif klien lebih dulu supaya angka di invoice langsung benar.

Mengambil jam ke invoice

1. Buka Keuangan & Transaksi → Invoice, tekan Invoice Baru, lalu pilih klien.
2. Di bagian Item, Tumra menampilkan berapa catatan waktu yang belum ditagih. Tekan Pilih Jam Kerja.
3. Semua entri sudah tercentang. Hapus centang pada jam yang belum ingin ditagih.
4. Pilih pengelompokan di Gabungkan Sebagai, lalu tekan tombol impor entri.
5. Periksa baris yang terbentuk, lalu tekan Simpan Konsep atau Posting Invoice.

Ada tiga pilihan pengelompokan:

• Satu baris total: semua jam menjadi satu baris. Pilihan paling umum.
• Per proyek: satu baris untuk setiap proyek.
• Per task: paling rinci, untuk klien yang meminta detail.

Apa pun pilihannya, jam dengan tarif berbeda selalu menjadi baris sendiri. Menggabungkan tarif berbeda ke satu baris menghasilkan angka yang tidak bisa diverifikasi klien.

Setelah invoice dibuat

Jam yang diimpor langsung ditandai sudah ditagih, termasuk saat invoice masih konsep, sehingga jam yang sama tidak muncul di invoice lain. Kalau invoice itu kemudian dibatalkan, tandanya dilepas dan jamnya bisa ditagih ulang. Tidak ada jam yang hilang karena satu invoice batal.

Setelah diposting, invoice dikirim dari halamannya lewat Kirim Email, bila paket Anda mencakupnya dan klien punya alamat email, atau ditandai dengan Tandai Terkirim kalau Anda mengirimnya sendiri.