Pindah ke Tumra: apa yang bisa diimpor dari spreadsheet dan sistem lama

Pindah sistem pembukuan jarang gagal karena datanya kurang. Yang lebih sering terjadi justru sebaliknya: uang yang sama tercatat dua kali, sekali di saldo awal dan sekali lagi lewat transaksi yang diimpor. Halaman Konfigurasi → Impor & Migrasi di Tumra disusun untuk mencegah itu.

Halaman ini hanya bisa dibuka Owner dan Admin. Semua impor memakai berkas Excel (.xlsx) dari template Tumra. Tidak ada konektor langsung ke aplikasi lain, jadi data dari sistem lama diekspor dulu ke spreadsheet, lalu disalin ke template.

Urutannya: pengaturan, data awal, lalu transaksi lama

Halaman impor dibagi tiga bagian sesuai urutan pindahan, dan setiap bagian bergantung pada bagian sebelumnya.

1. Pengaturan: Konfigurasi workspace, yaitu bagan akun, pemetaan akun, mata uang, kolom Kanban, dan jenis pajak. Template lain dibuat dari konfigurasi ini, jadi mulai dari sini.
2. Data awal: posisi bisnis pada hari pertama pembukuan di Tumra, yaitu Klien & vendor, Produk & stok awal, dan Saldo awal.
3. Transaksi lama: Invoice lama, Pengeluaran lama, dan Jurnal manual yang terjadi sejak tanggal saldo awal.

Karena template dibuat dari workspace Anda sendiri, lembar Referensi di setiap berkas sudah berisi kode akun, jenis pajak, dan data lain yang sah untuk workspace itu. Anda tidak perlu menebak kode mana yang akan diterima.

Apa akibat setiap impor di pembukuan

Tidak semua impor menyentuh buku besar. Ini bedanya:

• Klien & vendor: hanya daftar kontak, tanpa jurnal. Nama yang sudah ada di Tumra dilewati, jadi berkas yang sama aman diunggah dua kali.
• Produk & stok awal: produk beserta isi rak per tanggal saldo awal. Nilainya langsung dicatat ke Persediaan Barang (1400) dengan lawan Modal Pemilik (3000). Stok awal adalah modal, bukan pendapatan.
• Saldo awal: kas & bank, piutang, dan hutang per tanggal mulai. Tidak memakai berkas, angkanya diisi langsung di halamannya, dan modal dihitung otomatis.
• Invoice lama: masuk sebagai draf. Belum ada jurnal maupun piutang sampai Anda menerbitkannya.
• Pengeluaran lama dan Jurnal manual: langsung diposting, karena keduanya tidak punya status draf.

Tanggal saldo awal adalah batasnya

Saldo awal sudah merangkum semua yang terjadi sebelum tanggalnya. Karena itu invoice, pengeluaran, dan jurnal yang bertanggal sebelum tanggal saldo awal tidak diimpor. Baris itu ditandai dilewati di pratinjau, jadi Anda bisa memastikan memang itu yang dimaksud. Baris yang dilewati tidak perlu diperbaiki dulu.

Hal yang sama berlaku untuk stok. Hitung isi rak per tanggal saldo awal, bukan hari ini. Stok hari ini sudah memuat pembelian sejak tanggal mulai, dan bila pembelian itu juga diimpor sebagai pengeluaran, barang yang sama tercatat dua kali. Pratinjau memberi tahu berapa baris stok awal yang bertanggal lain.

Empat langkah yang sama untuk setiap impor

1. Unduh template dari halaman impornya.
2. Isi berkasnya, unggah, lalu tekan Periksa berkas.
3. Periksa pratinjau. Kesalahan ditampilkan per lembar, baris, dan kolom, dan belum ada yang tersimpan.
4. Tekan Simpan. Seluruh berkas tersimpan sekaligus, atau tidak sama sekali.

Untuk produk, kategori dan satuan yang belum ada dibuat otomatis, dan pratinjau menampilkan daftarnya supaya salah ketik kelihatan sebelum disimpan. SKU dan barcode harus unik: yang sudah dipakai produk lain ditolak di pratinjau, tidak diubah diam-diam.

Yang tidak ikut diimpor

Beberapa data dipindahkan dengan cara lain:

• Proyek, task, dan catatan waktu. Buat proyek yang masih berjalan langsung di Tumra.
• Pembayaran atas invoice lama. Setelah invoice lama diterbitkan, pembayarannya dicatat dengan Catat Pembayaran seperti invoice lain.
• Varian produk, seperti ukuran atau warna. Varian dibuat dari halaman produk.
• Aset tetap. Catat di Keuangan & Transaksi → Aset Tetap dengan pilihan Tidak posting jurnal (aset lama), karena nilainya sudah ada di saldo awal.

Kalau ada yang salah

Impor pengeluaran, jurnal, dan produk punya Riwayat impor dengan tombol pembatalan, dan alasannya wajib diisi. Transaksinya tidak dihapus, tetapi setiap jurnalnya dibalik pada tanggal aslinya.

• Pengeluaran yang dibatalkan ditandai VOID. Pembatalan ditolak bila salah satunya sudah punya pembayaran, jadi batalkan pembayarannya lebih dulu.
• Produk hasil impor dinonaktifkan dan stoknya dibalik. Pembatalan ditolak bila produknya sudah dijual, dibeli, atau disesuaikan.
• Semua pembatalan ditolak bila tanggal yang dibalik berada di periode yang sudah dikunci.

Saldo awal yang salah diganti lewat Ganti saldo awal: jurnal lamanya dibalik, lalu Anda mengisi yang baru. Invoice lama yang masih draf belum menyentuh pembukuan, jadi aman dihapus.